Immagina di scivolare nel traffico mentre la tua auto non solo documenta te, ma anche ogni tuo viaggio – senza sforzo, con precisione e senza la fastidiosa burocrazia. Tenere un registro elettronico dei viaggi non è solo uno strumento pratico, ma il tuo co-pilota intelligente sulla strada. Scopri qui tutto ciò che devi sapere su questo programma pratico.
Che cos'è un libretto di viaggio elettronico?
Per le aziende è importante tenere un registro delle percorrenze, poiché contiene molte informazioni importanti per le tasse. In particolare, i registri delle percorrenze elettronici sono di tendenza. Sono più facili da usare rispetto alle vecchie varianti scritte a mano, ecologici e estremamente robusti. Una volta che i dati sono nel cloud, non si perdono più. Un registro delle percorrenze elettronico registra i tuoi viaggi per data, ora e distanza percorsa. Puoi facilmente distinguere tra viaggi di lavoro e privati. Grazie al GPS, tutti i percorsi vengono registrati automaticamente, in modo che l'app possa dirti immediatamente a cosa serviva il viaggio. E la cosa migliore? La maggior parte dei sistemi funziona automaticamente: la tua auto si connette semplicemente allo smartphone non appena parti. Così, tenere il registro delle percorrenze diventa un vero gioco da ragazzi.
Quali vantaggi hanno i registri di viaggio elettronici?
I registri di viaggio elettronici sono la soluzione moderna per i tradizionali registri di viaggio cartacei e offrono un modo decisamente più preciso per registrare i tuoi viaggi. Con un metodo di registrazione digitale, informazioni rilevanti come data, ora, chilometraggio e destinazione vengono registrate automaticamente. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma rende anche superflua la faticosa registrazione manuale. Puoi fare completamente affidamento sulla documentazione automatica, il che riduce il lavoro e allo stesso tempo diminuisce il tasso di errore, che è più comune nelle registrazioni scritte a mano.
Un ulteriore grande vantaggio è l'alleggerimento fiscale. Con un libretto di viaggio elettronico, le aziende possono evitare la regola del 1% e documentare invece i viaggi effettivi. Questo può portare a un notevole risparmio fiscale, il che è particolarmente vantaggioso per le auto aziendali. Inoltre, la maggior parte dei libretti di viaggio elettronici consente un'analisi dei viaggi. Se tieni d'occhio le tue abitudini di velocità, accelerazione e frenata, puoi adattare il tuo comportamento di guida e quindi essere più ecologico. Uno stile di guida più dolce non solo aiuta a ridurre il consumo di carburante, ma ti consente anche di risparmiare un sacco di soldi. Inoltre, i tracker GPS integrati non solo offrono un tracciamento preciso dei percorsi, ma forniscono anche informazioni preziose sulla sicurezza stradale. Questo rende la guida non solo più semplice, ma anche decisamente più sicura.
Tre tipi di registri di viaggio elettronici
In linea di massima si distingue tra tre tipi di registrazione dei viaggi:
- Sistemi di navigazione con libretto di viaggio integrato: In questa variante, il libretto di viaggio è già integrato nel sistema di navigazione del veicolo, quindi non è necessaria ulteriore hardware. Questa soluzione è spesso offerta dai produttori di auto premium, ma anche alcuni fornitori di sistemi di navigazione hanno prodotti che includono questa funzione.
- Combinazione di hardware e software: In questo caso, viene installato un hardware speciale nel veicolo, ad esempio sotto forma di un connettore che registra i dati del veicolo utilizzando una diagnosi di bordo (OBD). I dati raccolti vengono poi gestiti da un software. Questa soluzione è particolarmente pratica quando i dipendenti non possiedono telefoni aziendali, poiché non devono installare un'app aggiuntiva sul loro dispositivo personale.
- Reine Software: In questo caso si acquista un software che registra e memorizza i dati necessari. L'installazione avviene solitamente su uno smartphone. Molti fornitori offrono inoltre un'app per il registro di viaggio che consente un utilizzo mobile. I conducenti possono quindi accedere al servizio tramite Internet, che documenta le informazioni necessarie e salva il registro di viaggio online tramite sincronizzazione cloud. Successivamente, i dati possono essere facilmente trasferiti su un PC per ulteriori elaborazioni.
Un registro di viaggio elettronico è accettato dall'agenzia delle entrate?
In Germania, purtroppo, la burocrazia è una parte fissa della vita quotidiana, e questo vale anche per il riconoscimento dei registri di viaggio elettronici da parte dell'agenzia delle entrate. Affinché un registro di viaggio elettronico venga riconosciuto, devono essere soddisfatti determinati requisiti. Questi includono la documentazione completa e continua delle informazioni richieste, come il chilometraggio all'inizio e alla fine del viaggio, la destinazione e lo scopo del viaggio. È anche consigliabile utilizzare la funzione di commento per fornire ulteriori spiegazioni che rendano le informazioni più comprensibili.
Un esempio: Se, mentre sei in viaggio verso un cliente, prendi una deviazione a causa di un ingorgo, dovresti annotare brevemente il motivo di questa deviazione per evitare malintesi.
È altrettanto importante indicare il partner commerciale o il cliente nello scopo del viaggio, affinché l'agenzia delle entrate possa comprendere meglio il viaggio. Queste informazioni devono essere registrate "tempestivamente", poiché alcune agenzie delle entrate non riconoscono i registri di viaggio elettronici che registrano solo i chilometri, ma non documentano il motivo del viaggio.
