Imaginez que vous glissez à travers le trafic, tandis que votre voiture documente non seulement vous, mais aussi chacun de vos trajets – sans effort, avec précision et sans les tracas du papier. Tenir un carnet de route électronique n'est pas seulement un outil pratique, mais votre co-pilote intelligent sur la route. Découvrez ici tout ce que vous devez savoir sur ce programme pratique.
Qu'est-ce qu'un carnet de route électronique ?
Pour les entreprises, il est important de tenir un livre de route, car il contient de nombreuses informations importantes pour les impôts. En particulier, les livres de route électroniques sont à la mode. Ils sont plus faciles à utiliser que les anciennes versions manuscrites, écologiques et extrêmement robustes. Une fois que les données sont dans le cloud, elles ne se perdent plus. Un livre de route électronique enregistre tes trajets par date, heure et distance parcourue. Tu peux facilement faire la distinction entre les trajets professionnels et privés. Grâce au GPS, tous les itinéraires sont automatiquement enregistrés, de sorte que l'application peut te dire directement à quoi servait le trajet. Le meilleur dans tout ça ? La plupart des systèmes fonctionnent automatiquement : ta voiture se connecte simplement au smartphone dès que tu démarres. Ainsi, la tenue du livre de route devient un véritable jeu d'enfant.
Quels sont les avantages des livres de route électroniques ?
Les livres de route électroniques sont la solution moderne aux traditionnels livres de route en papier et offrent une manière nettement plus précise de consigner vos trajets. Avec une méthode de livre de route numérique, des informations pertinentes telles que la date, l'heure, le kilométrage et la destination sont automatiquement enregistrées. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais rend également superflue la saisie manuelle fastidieuse. Vous pouvez compter entièrement sur la documentation automatique, ce qui réduit l'effort tout en diminuant le taux d'erreur, qui est plus fréquent dans les enregistrements manuscrits.
Un autre grand avantage est l'allègement fiscal. Avec un carnet de route électronique, les entreprises peuvent contourner la règle des 1 % et documenter plutôt les trajets réels. Cela peut entraîner une économie d'impôt considérable, ce qui est particulièrement avantageux pour les voitures de société. De plus, la plupart des carnets de route électroniques permettent une analyse des trajets. Si tu gardes un œil sur tes habitudes de vitesse, d'accélération et de freinage, tu peux adapter ton comportement de conduite et ainsi être plus respectueux de l'environnement. Une conduite plus douce aide non seulement à réduire la consommation de carburant, mais te permet également d'économiser beaucoup d'argent. De plus, les GPS intégrés offrent non seulement un suivi précis des itinéraires, mais fournissent également des informations précieuses sur la sécurité routière. Cela rend la conduite non seulement plus facile, mais aussi beaucoup plus sûre.
Trois types de livres de bord électroniques
En principe, on distingue trois types d'enregistrement des trajets :
- Systèmes de navigation avec journal de bord intégré : Dans cette variante, le journal de bord est déjà intégré dans le système de navigation du véhicule, de sorte qu'aucun matériel supplémentaire n'est nécessaire. Cette solution est souvent proposée par des fabricants de voitures haut de gamme, mais certains fournisseurs de systèmes de navigation ont également des produits qui incluent cette fonctionnalité.
- Combinaison de matériel et de logiciel : Il s'agit d'un matériel spécifique installé dans le véhicule, par exemple sous la forme d'un connecteur qui enregistre les données du véhicule à l'aide d'un diagnostic embarqué (OBD). Les données collectées sont ensuite gérées par un logiciel. Cette solution est particulièrement pratique lorsque les employés ne possèdent pas de téléphones professionnels, car ils n'ont pas besoin d'installer d'application supplémentaire sur leur appareil personnel.
- Reine Software : Il s'agit d'un logiciel qui enregistre et stocke les données nécessaires. L'installation se fait généralement sur un smartphone. De nombreux fournisseurs proposent également une application de journal de bord qui permet une utilisation mobile. Les conducteurs peuvent ensuite accéder au service via Internet, qui documente les informations nécessaires et sécurise le journal de bord en ligne par synchronisation dans le cloud. Ensuite, les données peuvent être facilement transférées sur un PC pour un traitement ultérieur.
Un carnet de route électronique est-il accepté par l'administration fiscale ?
En Allemagne, la bureaucratie est malheureusement une partie intégrante du quotidien, et cela s'applique également à la reconnaissance des livres de route électroniques par l'administration fiscale. Pour qu'un livre de route électronique soit reconnu, certaines conditions doivent être remplies. Cela inclut la documentation complète et sans faille des informations requises telles que le kilométrage au début et à la fin du trajet, la destination et le but du voyage. Il est également conseillé d'utiliser la fonction de commentaire pour fournir des explications supplémentaires qui rendent les informations plus compréhensibles.
Un exemple : Si tu prends un détour en te rendant chez un client à cause d'un embouteillage, tu devrais brièvement noter la raison de ce détour pour éviter les malentendus.
Il est également important d'indiquer le partenaire commercial ou le client lors de la raison du voyage, afin que l'administration fiscale puisse mieux comprendre le déplacement. Ces informations doivent être saisies "en temps utile", car certains services fiscaux ne reconnaissent pas les journaux de bord électroniques qui ne saisissent que les kilomètres, mais ne documentent pas le motif du déplacement.
