Imagina que te deslizas por el tráfico, mientras tu coche no solo te documenta a ti, sino también cada uno de tus viajes – sin esfuerzo, con precisión y sin la molesta burocracia. Llevar un libro de registro electrónico de viajes no solo es una herramienta práctica, sino tu inteligente copiloto en la carretera. Descubre aquí todo lo que necesitas saber sobre este práctico programa.
¿Qué es un libro de registro de viajes electrónico?
Para las empresas, es importante llevar un libro de viajes, ya que contiene mucha información importante para los impuestos. En particular, los libros de viajes electrónicos están de moda. Son más fáciles de usar que las antiguas versiones manuscritas, son ecológicos y extremadamente robustos. Una vez que los datos están en la nube, no se pierden. Un libro de viajes electrónico registra tus viajes por fecha, hora y distancia recorrida. Además, puedes distinguir fácilmente entre viajes de negocios y privados. Gracias al GPS, todas las rutas se registran automáticamente, por lo que la aplicación puede decirte directamente para qué fue el viaje. ¿Lo mejor de todo? La mayoría de los sistemas funcionan automáticamente: tu coche se conecta simplemente al smartphone en cuanto comienzas a conducir. Así, llevar el libro de viajes se convierte en un verdadero juego de niños.
¿Cuáles son las ventajas de los libros de registro de viajes electrónicos?
Los libros de registro de viajes electrónicos son la solución moderna para los tradicionales libros de registro de papel y ofrecen una forma significativamente más precisa de registrar tus viajes. Con un método de libro de registro digital, se capturan automáticamente información relevante como la fecha, la hora, el kilometraje y el destino del viaje. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también hace que la tediosa anotación manual sea innecesaria. Puedes confiar plenamente en la documentación automática, lo que reduce el esfuerzo y al mismo tiempo disminuye la tasa de errores que ocurre con los registros manuscritos.
Otra gran ventaja es la desgravación fiscal. Con un libro de registro de viajes electrónico, las empresas pueden eludir la regla del 1% y, en su lugar, documentar los viajes reales. Esto puede llevar a un ahorro fiscal significativo, lo que es especialmente beneficioso para los vehículos de empresa. Además, la mayoría de los libros de registro de viajes electrónicos permiten un análisis de los viajes. Si mantienes un ojo en tus hábitos de velocidad, aceleración y frenado, puedes ajustar tu comportamiento de conducción y ser así más ecológico. Una conducción más suave no solo ayuda a reducir el consumo de combustible, sino que también te permite ahorrar una gran cantidad de dinero. Además, los rastreadores GPS integrados no solo ofrecen un seguimiento preciso de las rutas, sino que también proporcionan información valiosa sobre la seguridad vial. Esto hace que conducir no solo sea más fácil, sino también significativamente más seguro.
Tres tipos de libros de registro electrónicos
En principio, se distingue entre tres tipos de registro de viajes:
- Sistemas de navegación con libro de viajes integrado: En esta variante, el libro de viajes ya está integrado en el sistema de navegación del vehículo, por lo que no se necesita hardware adicional. Esta solución es ofrecida con frecuencia por fabricantes de automóviles premium, pero también algunos proveedores de sistemas de navegación tienen productos en su oferta que incluyen esta función.
- Combinación de hardware y software: En este caso, se instala un hardware especial en el vehículo, por ejemplo, en forma de un conector que registra los datos del vehículo utilizando un diagnóstico a bordo (OBD). Los datos recopilados son luego gestionados por un software. Esta solución es especialmente práctica cuando los empleados no tienen teléfonos móviles de la empresa, ya que no necesitan instalar una aplicación adicional en su dispositivo personal.
- Reine Software: Aquí se adquiere un software que registra y almacena los datos necesarios. La instalación se realiza generalmente en un teléfono inteligente. Muchos proveedores también ofrecen una aplicación de libro de viajes que permite un uso móvil. Los conductores pueden acceder al servicio a través de Internet, que documenta la información necesaria y asegura el libro de viajes en línea mediante sincronización en la nube. Posteriormente, los datos se pueden transferir fácilmente a una PC para su posterior procesamiento.
¿Se acepta un libro de registro de viajes electrónico por la Agencia Tributaria?
En Alemania, la burocracia es lamentablemente una parte integral de la vida cotidiana, y esto también se aplica al reconocimiento de los libros de registro de viajes electrónicos por parte de la agencia tributaria. Para que un libro de registro de viajes electrónico sea reconocido, deben cumplirse ciertos requisitos. Esto incluye la documentación completa y continua de la información requerida, como el kilometraje al inicio y al final del viaje, el destino y el propósito del viaje. También es recomendable utilizar la función de comentarios para proporcionar explicaciones adicionales que hagan la información más comprensible.
Un ejemplo: Si tomas un desvío en el camino a un cliente debido a un atasco, deberías anotar brevemente la razón de este desvío para evitar malentendidos.
Igualmente, es importante indicar al socio comercial o cliente el propósito del viaje, para que la agencia tributaria pueda entender mejor el desplazamiento. Esta información debe ser registrada "de manera oportuna", ya que algunas agencias tributarias no reconocen los libros de registro de viajes electrónicos que solo registran los kilómetros, pero no documentan el motivo del viaje.
